การบริหารจัดการโครงการ: หลีกเลี่ยงขอบเขตการทำงานคืบ!

ขอแสดงความยินดี! คุณเพิ่งได้ลูกค้าใหม่สำหรับโครงการที่น่าตื่นเต้นที่จะสนุกและให้ผลกำไร คุณคุยเรื่องงานกับเธออย่างรอบคอบและเธอส่งเงินดาวน์

ปัง! คุณออกไปแล้วและทำงานในสัปดาห์ต่อมาคุณมีความสุขกับการทำงานในโครงการที่น่าตื่นเต้นและโทรศัพท์ของคุณดังขึ้น เป็นลูกค้าใหม่ที่ยอดเยี่ยมของคุณ … ต้องการเปลี่ยนแปลงโครงการเล็กน้อย อืมม …

การเป็นที่ปรึกษาที่ยอดเยี่ยมและโอ่อ่าง่ายต่อการทำงานกับคุณคุณเห็นด้วยวางสายโทรศัพท์และกลับไปทำงาน

สองสามวันต่อมาโทรศัพท์ดังขึ้น นี่เป็น {AHEM} ลูกค้าใหม่ที่ยอดเยี่ยมของคุณอีกครั้งพร้อมกับ “แนวคิดเพิ่มเติมสำหรับการเปลี่ยนแปลง”

“โอเค” คุณเห็นด้วยค่อนข้างลังเลและวางสายโทรศัพท์ ตอนนี้คุณต้องย้อนกลับและแก้ไขงานบางส่วนของคุณให้ทันสมัยและประมาณการดั้งเดิมของคุณจะไม่ครอบคลุมขอบเขตของงานอีกต่อไป โครงการใหม่และน่าตื่นเต้นของคุณเพิ่งกลายเป็นช่วงเวลาแห่งความตึงเครียดอย่างเป็นทางการซึ่งไม่ได้เป็นผู้สร้างรายได้ที่ยอดเยี่ยม

ใช่มันเป็นขอบเขตการทำงานที่น่ากลัวคืบ {เอฟเฟกต์เสียงจากภาพยนตร์สยองขวัญ B เตะเข้ามาที่นี่พร้อมกับเสียงกรีดร้องของผู้หญิงที่เห็นสัตว์ประหลาด} เสียงนี้คุ้นเคยไหม? หากคุณ – เหมือนที่ปรึกษาหลายคน – ไม่จัดการกระบวนการเปลี่ยนแปลงอย่างถูกต้องผลลัพธ์จะเป็น:

  • ความตึงเครียด
  • เป็นเวลานาน
  • ค่าตอบแทนไม่เพียงพอ
  • พลาดกำหนดส่ง
  • ลูกค้าไม่มีความสุข
  • คุณไม่มีความสุข

ก็มีความหวัง ต่อไปนี้เป็นเคล็ดลับที่จะช่วยคุณจัดการการเปลี่ยนแปลง “เล็กน้อย” เหล่านั้นเพื่อไม่ให้พวกเขาเติบโตในโครงการมอนสเตอร์โดยไม่มีที่สิ้นสุด:

สร้างสัญญา: เคยได้ยินสัญญาการแสดงออกให้เพื่อน? มันเป็นเรื่องจริง ข้อตกลงที่เป็นลายลักษณ์อักษรของคุณควรอธิบายถึงสิ่งที่คุณทำสำหรับโครงการนี้โดยเฉพาะสิ่งที่แต่ละฝ่ายรับผิดชอบ (ส่งมอบ) และค่าใช้จ่ายเท่าไหร่ นอกจากนี้ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้รวมบรรทัดที่อธิบายต้นทุนสำหรับบริการเพิ่มเติมการแก้ไขการประชุมและอื่น ๆ ตามที่ลูกค้าร้องขอและอยู่นอกขอบเขตของโครงการที่ตกลงร่วมกัน ทั้งสองฝ่ายควรเซ็นสัญญาฉบับนี้ก่อนเริ่มโครงการ

สื่อสารการเปลี่ยนแปลง: เมื่อลูกค้าของคุณโทรถามการเปลี่ยนแปลงให้จดบันทึกการสนทนา จากนั้นจดบันทึกและส่งอีเมลหรือแฟกซ์ไปยังลูกค้าของคุณ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณมีความชัดเจนเกี่ยวกับสิ่งที่ส่งผลกระทบต่องบประมาณโครงการและ / หรือกำหนดเวลา หากเป็นลูกค้าใหม่คุณอาจต้องการพิจารณาการติดตามผลเพื่อให้แน่ใจว่าพวกเขาเข้าใจว่าคำขอของพวกเขาจะส่งผลอย่างไรต่อโครงการ

Don’t Overcommit: อย่าพูดว่า “ใช่” เพียงเพราะคุณกลัวที่จะพูดว่า “ไม่” เป็นที่ยอมรับอย่างสมบูรณ์ในการบอกลูกค้าของคุณว่า “ไม่ทำงาน รับจดทะเบียนบริษัท ” อย่าลืมติดตามคำอธิบายที่ถูกต้องและบอกพวกเขาว่าคุณเต็มใจทำอะไร หากลูกค้าของคุณไม่เคารพคุณความสามารถของคุณและข้อ จำกัด ด้านเวลาของเขาเขาหรือเธอไม่ใช่ลูกค้าที่คุณต้องการรักษา

ด้วยการจัดการกระบวนการเปลี่ยนแปลงงานของคุณอย่างมีประสิทธิภาพคุณจะหลีกเลี่ยงการคืบของขอบเขตการทำงานที่หวั่นหวั่น สิ่งนี้จะช่วยให้มั่นใจได้ว่าโครงการและความสัมพันธ์กับลูกค้าของคุณมีผลกำไรความพึงพอใจค้นหาบทความและสามารถจัดการได้

Be the first to comment

Leave a Reply

Your email address will not be published.


*